Organização de eventos
Orientações gerais quanto à organização e divulgação de eventos acadêmicos e artísticos na ECA:
Reserva de salas
A reserva de salas é realizada por docente ou servidor técnico-administrativo do Departamento ou Serviço administrativo, via Sistema de Reserva de Salas da ECA. As reservas ocorrem conforme a disponibilidade das salas, incluindo o auditório Lupe Cotrim, localizado no Prédio Central. O sistema apresenta informações sobre a capacidade e os recursos disponíveis em cada sala.
Uso do saguão de entrada o Prédio Central
Para o uso do saguão de entrada do Prédio Central da ECA para credenciamento de eventos e outras atividades, é preciso fazer a reserva no Sistema de Reserva de Salas da ECA, bem como enviar uma solicitação por e-mail para a Assistência Administrativa da ECA (admeca@usp.br), com, no mínimo, dez dias de antecedência à realização do evento. O Prédio Central da ECA tem horário de funcionamento das 7h às 23h, sendo a entrada permitida até às 21h30, horário do final do intervalo das aulas do período noturno.
Eventos aos finais de semana
Para fazer uso dos espaços comuns da ECA aos finais de semana é preciso fazer uma solicitação por e-mail para a Assistência Administrativa (admeca@usp.br), com, no mínimo, dez dias úteis de antecedência à realização do evento, informando o nome e documento de identificação de todos os participantes. Quando realizados nos Departamentos, os eventos devem ter autorização da chefia departamental e ser notificados à Assistência Administrativa por e-mail.
No caso de eventos com número superior a 200 pessoas, também é preciso seguir as normas adicionais que estão na Resolução nº 7088, de 26 de agosto de 2015 e ter autorização da Direção da ECA e da Prefeitura do Campus USP da Capital para sua realização.
Food trucks e “comida de rua”
Para eventos de maior porte, em que haja interesse de pontos de food truck para atender os participantes, a Resolução nº 7351, de 7 de junho de 2017, regulamenta a comercialização de alimentos em vias e áreas públicas do campus. É proibido o comércio de alimentos e ambulantes sem autorização. Para saber mais informações, entre em contato com eventoseca@usp.br (Lourdinha).
Sinalização de eventos no campus
Também para eventos de maior porte, é possível solicitar a sinalização externa, no campus, indicando o local da sua realização. A solicitação é feita pela Assistência Administrativa da ECA (admeca@usp.br) para a Prefeitura do Campus (PUSP-C), via Sistema USP Atende. Informações sobre o serviço estão disponíveis na página da PUSP-C.
Serviços de terceiros
Serviços de terceiros relativos ao evento (coffee break, impressão de cartazes, traduções simultâneas etc.) devem ser tratados diretamente pelo Departamento junto à Assistência Financeira da ECA.
Emissão de certificados
A emissão de certificado aos participantes é feita pela Comissão de Cultura e Extensão (CCEx) da ECA. Para emissão de certificados, é preciso fazer o cadastro do evento no Sistema Apolo, módulo “eventos”, e encaminhar o arquivo gerado em .pdf ao Departamento para aprovação do conselho. A Secretaria do Departamento fará o encaminhamento à CCEx. Para mais informações, acesse a página da Comissão de Cultura e Extensão da ECA.
Transmissão on-line
A transmissão online de eventos para o Canal da ECA no Youtube é feita Serviço Técnico de Tecnologia da Informação da ECA, mediante solicitação do docente ou servidor técnico-administrativo responsável pelo evento no sistema interno de chamados da ECA.
Divulgação na ECA
A Assistência de Comunicação e Relações Institucionais faz a divulgação de eventos para a comunidade da ECA e da USP. As informações sobre o evento devem ser enviadas para o e-mail lac-eca@usp.br. A seguir, apresentam-se os canais e prazos para divulgação:
| Canais | Prazo para recebimento das informações sobre o evento |
|---|---|
| Boletim ECA Notícias | 10 dias úteis |
| Agenda de eventos do site da ECA | Cinco dias úteis |
| Redes Sociais da ECA | Três dias úteis |
| Monitores internos de TV | Três dias úteis |
Divulgação de Cartazes
Para divulgação de cartazes nos murais da ECA, basta entregar o material na sala da Assistência de Comunicação e Relações Institucionais, que se encarrega de distribuí-los aos oito Departamentos da ECA. A Assistência de Comunicação está localizada no Prédio Central, 1º andar, sala 136.
É possível solicitar a impressão, em papel sulfite A3, de até cinco cartazes, para a Assistência de Comunicação da ECA, mediante envio da arte do cartaz para o e-mail comunicaeca@usp.br, com, no mínimo, três dias úteis de antecedência à data do evento.
Divulgação no Jornal/Rádio da USP
A Assistência de Comunicação faz sugestões de pauta às editorias do Jornal e da Rádio USP dos eventos organizados pela ECA. Para viabilizar a divulgação, as informações sobre o evento devem ser encaminhadas com dez dias de antecedência para o e-mail comunicaeca@usp.br.
O Jornal da USP também incentiva a redação de artigos de divulgação, voltados para a sociedade de modo geral, de 5 a 6 mil caracteres, sobre o tema central do evento para a seção “Artigos”.
